Concentreren doen we thuis

Gepubliceerd op dinsdag 20 september 2011

Het nieuwe werken? Euhhh, dat was toch iets met vrouwen en gehandicapten? Ai, pijnlijk. Het nieuwe werken draait om tijd- en plaatsonafhankelijk werken, snel schakelen, creatief samenwerken, bewust kiezen tussen fysiek en virtueel, loslaten van de controle, afschaffen van hiërarchie en besparen op vierkante meters. Het kantoor wordt een incidentele chillplek voor vrijmibo's.

Echte mannen staan in de file. Slimme mannen omzeilen de file. Als beide stellingen waar zijn, moeten we concluderen dat echte mannen niet slim zijn. Wat kort door de bocht natuurlijk, maar er zou weleens een kern van waarheid in kunnen zitten. Voor kenniswerkers was het namelijk nog nooit zó gemakkelijk om te werken op een plaats die hen bevalt en een moment dat hen uitkomt. U kent de saillante voorbeelden. De stranden van Bloemendaal en Zandvoort zitten op een zomerse dag vol met kenniswerkers, turend over de zee vanachter hun opengeklapte laptop. Onze boekhouder levert prima en goedkoop werk en is altijd bereikbaar vanaf een strandje in Thailand. Onze bruggen en viaducten worden niet meer ontworpen in Utrecht en Apeldoorn maar in Poona en Bangalore. En zo kunnen we nog wel even doorgaan.

De technologie heeft het allemaal mogelijk gemaakt. Skype is onze beste vriend(in). De smartphone laat ons nooit in de steek. De laptop klappen we open als we een half uurtje over hebben -dat kan ook midden in de nacht zijn. Plaats- en tijdonafhankelijk werken kan grote voordelen met zich meebrengen. Niet alleen omdat werk en privé beter op elkaar afgestemd kunnen worden, ook omdat talent beter benut wordt als we werken op ons zelfgekozen moment. De een heeft de spanning van een deadline nodig, de ander de rust thuis. Er zijn ochtendmensen en avondmensen, mensenmensen en einzelgängers. Wat ze allemaal gemeen hebben is dat ze willen laten zien waar ze goed in zijn en een creatieve bijdrage leveren aan een groter geheel.

De grote uitdaging voor ingenieursbureaus lijkt ondubbelzinnig: ook in deze tijd willen ze het beste uit hun medewerkers halen. Om dit voor elkaar te krijgen is individueel talent faciliteren noodzakelijk, maar dit kan alleen als er aan een aantal basisvoorwaarden wordt voldaan. Zo moeten nieuwe werkvormen door de directie worden omarmd. Maar het belangrijkste is misschien wel dat leidinggevenden steeds meer worden geacht te sturen op resultaat, de controle los te laten en erop te vertrouwen dat hun medewerkers de gegeven vrijheid aankunnen, ook vanaf het strand in Bloemendaal. En dat valt nog niet mee.

Clean desk

Het Nieuwe Werken is een containerbegrip waar te pas en te onpas gebruik van wordt gemaakt. Wat wordt er nou precies mee bedoeld? Dr. ir. Antoinette Vietsch van AVI Research en Consultancy brengt licht in de duisternis. Vietsch was al in de jaren tachtig bezig met innovatieve kantoorconcepten en zag de ontwikkelingen zich sindsdien voltrekken. Zij onderscheidt vier deelaspecten, die samen Het Nieuwe Werken vormen.

Allereerst is er het zogenaamde ‘clean desk': alles per pc en mobiel. De werkplek is teruggebracht van een kamer naar één tafeltje met pc en stoel. Dit bespaart kastruimte en tafels met stapels dossiers. Maar het zorgt ook dat medewerkers geen status meer ontlenen aan hun werkplek. Vooral de oudere generatie moet daar erg aan wennen. Een tweede belangrijke ontwikkeling is ‘differentiatie in werkplekken'. We kennen al concentratiecabines, telefooncabines, algemene werkplekken, overlegplekken en vergaderplekken. Bij elke activiteit moet de medewerker de vorige werkplek leeg achter laten.

Ook de al genoemde stijl van leidinggeven wordt door Vietsch rechtstreeks met Het Nieuwe Werken in verband gebracht. In plaats van sturen op aanwezigheid gaan managers ‘sturen op output'. Dit kan leiden tot efficiency. Maar niet iedereen en elke organisatie is er geschikt voor. Tot slot noemt Vietsch ‘thuiswerken'. Thuiswerken vergt discipline van de medewerkers en stelt extra eisen aan het secretariaat, dat anders moet gaan organiseren en beter moet gaan plannen. Het gevaar van thuiswerken is dat collega's elkaar te weinig zien om de cultuur van het bedrijf vast te houden en om hulp te vragen aan elkaar. Volgens Vietsch moet voorkomen worden dat mensen dermate vervreemd raken van hun eigen organisatie dat ze gemakkelijk bij de concurrent aanschuiven of -minstens zo vervelend- zzp'er worden.

Niet naar kantoor

Vietsch: "Twee dagen op kantoor werken is volgens sommigen het minimum om de cultuurwaarden van de organisatie te behouden. Zelf vind ik twee dagen te weinig omdat binding aan het bedrijf steeds belangrijker wordt gezien de personeelsschaarste. Als werkgevers deze binding niet fysiek via het kantoor regelen, moeten ze het op een andere manier doen. Bij bijvoorbeeld adviesbureaus, die veel medewerkers extern bij klanten hebben, worden personeelsuitjes, cursussen en vergaderingen gebruikt om eenheid te smeden."

Verder noodzakelijk zijn fysieke aanpassingen aan het gebouw en goede ict inclusief netwerkverbindingen naar de woningen van de medewerkers. De medewerkers moeten thuis een goede werkplek hebben. De telefoon moet doorgeschakeld kunnen worden, liefst zonder dat de klant beseft dat de man of vrouw niet op kantoor zit maar onder de parasol in de tuin. Dit alles kost natuurlijk geld. Daarnaast vergt het feit dat organisaties een cultuuromslag moeten maken de nodige investeringen. Een flexibele organisatie worden, en eigen verantwoordelijkheid als vanzelfsprekend gaan zien, kost tijd en energie.

Dit alles maakt het allemaal niet vanzelfsprekend dat met Het Nieuwe Werken geld wordt bespaard. Vietsch: "Het Nieuwe Werken wordt soms verkocht onder het mom van bezuinigingen, maar de investeringen zijn niet gering. En dat Het Nieuwe Werken per definitie vierkante meters kantooroppervlak bespaart, is ook maar de vraag, want waar gaat men vanuit? Bij veel kantoren zie je dat een gebouw voor x mensen gebouwd wordt maar dat er y maal x aanwezig zijn. Men denkt bijvoorbeeld dat er minder medewerkers zullen komen of dat na een fusie bij één in plaats van twee kantoren minder mensen zullen werken. Officieel zijn er dan minder werkplekken. Op het moment van opleveren blijken er toch meer mensen een werkplek nodig te hebben. En die zitten dan gewoon in het gebouw."

Autoriteit ter discussie

Het Nieuwe Werken komt natuurlijk niet uit de lucht vallen. Nieuwe tijden vragen om nieuwe businessmodellen, stelt bc. Tony Bosma, futuroloog van IT- en consultingbedrijf Ordina. Starre, inflexibele organisaties prijzen zich langzaam maar zeker uit de markt prijzen.

Futuroloog Bosma komt bij tal van kleine en grote organisaties over de vloer om zijn visie op trends uit te dragen. De belangrijkste trend van dit moment is wat hem betreft ‘nieuw consumptiegedrag'. Geen enkele organisatie, geen enkele werkgever en geen enkele werknemer kan daar volgens hem nog omheen. Bosma noemt het een ‘megatrend'.

Bosma licht toe: "Bewust, waakzaam, actief gedrag wordt de standaard. Dat geldt voor consumenten en dus ook voor burgers en werknemers. Consumeren wordt participeren. Delen wordt het nieuwe hebben. Mensen willen werken op basis van gelijkwaardigheid en verbondenheid. Door de digitalisering en nieuwe communicatietechnologie is het voor hen gemakkelijker dan ooit om zich te organiseren en een vuist te maken. Dit alles betekent dat de macht van autoriteiten meer dan ooit ter discussie staat. Politici, journalisten, artsen en werkgevers zullen dat beamen."

De macht is verschoven van kerk, staat en bedrijfsleven naar individu en medewerker. Werkgevers zitten daarom steeds minder in de positie om eisen te stellen. Ze moeten met een interessant ‘psychologisch contract' komen om hun hoogopgeleide kenniswerkers te paaien. What's in it for me? Dat is de vraag. Met name de jonge generatie wil excelleren -en vertrekt subiet als dit even niet kan.

Social media omarmd

Bosma: "De oude manier waarop er gewerkt werd doodt creativiteit. Terwijl dat juist is wat organisaties nu nodig hebben. Kennis wordt een commodity. Toepassen van kennis wordt het schaarstegoed van de toekomst en zal door werkgevers gestimuleerd moeten worden. Dat geldt zeker voor ingenieursbureaus. Die moeten het hebben van mensen die creatieve oplossingen kunnen bedenken. Werkgevers in de ingenieursbranche moeten passie faciliteren in plaats van vaste doelstellingen en eindejaarsgesprekken."

Het lijkt erop dat werkgevers de touwtjes langzaam laten vieren. Vijf jaar geleden stonden de vakbladen vol met artikelen over de grenzen tussen werk en privé. Mailen over privézaken was not done en je Linkedin-account bijwerken deed je maar in je eigen tijd. Deze strijd lijkt de werkgever te hebben verloren. Steeds meer organisaties lijken te beseffen dat de grenzen van hun eigen organisatie vervagen.

Een mooi voorbeeld is de toegang tot social media. Uit een internationaal onderzoek van MarketCap onder ruim vijfhonderd senior managers blijkt dat de mening over social media de afgelopen jaren is veranderd van ‘het leidt ons personeel af' naar ‘het is een belangrijke tool voor zaken doen'. Maar liefst 90 procent van de ondervraagden vindt investeren in social media belangrijk en 75 procent geeft aan dat de organisatie er concreet mee bezig is. Voor iets meer dan 5 procent heeft het (nog) geen prioriteit.

Dat de wereld verandert, staat als een paal boven water. Toch ziet Tony Bosma in de bedrijven die hij bezoekt nog te vaak ongeïnteresseerdheid en een gebrek aan bewustwording. Hij ‘predikt' niets minder dan de revolutie: "Bedrijven moeten afleren wat ze geleerd hebben. De oude, jarenlang ingesleten patronen, de bestaande cultuur, de zorgvuldig opgebouwde structuur en investeringen in mensen en systemen zijn eerder een belemmering dan een verworvenheid. Eigenlijk kun je zeggen: hoe groter de successen in het verleden, hoe groter de obstakels voor de implementatie van nieuwe werkvormen."

Slim reizen

Genoeg gefilosofeerd. Wat betekent Het Nieuwe Werken voor ingenieurs? Wordt uw kantoor een incidentele chillplek voor vrijdagmiddagborrels -ofwel vrijmibo's- en andere personeelsfeestjes? Nee. Dat is te sterk uitgedrukt. Maar het gaat wel enigszins die kant op als we onderzoeker drs. Elsbeth de Korte van TNO mogen geloven. Volgens De Korte staan traditionele normen over de werkplek steeds vaker ter discussie dankzij het toenemende aandeel van flex- en thuiswerken. "Het kantoor wordt een ontmoetingsplek waar mensen langswippen om even te overleggen", zei ze onlangs in de Volkskrant.

Dit beeld zien we terug in het verhaal van drs. Lidewij de Haas van Arcadis. De Haas is divisiedirecteur Milieu & Ruimte en vol lof over de manier waarop haar werkgever haar favoriete manier van werken faciliteert. De Haas: "Het Nieuwe Werken betekent voor mij: samen eten met de kinderen, vrijdags vrij, meer uit mijn dag halen, collega's ontmoeten op kantoor, slim reizen en meer balans tussen werk en privé. Ook gezond verstand vind ik een issue. Twee uur reizen om één uur te vergaderen is meestal helemaal niet nodig. Je hoeft niet altijd elkaars handje vast te houden om goede afspraken te kunnen maken."

Hoewel De Haas maar vier dagen werkt, is ze voor 100 procent verantwoordelijk voor haar divisie. "Daar kan mijn baas me op aanspreken. Hoe ik dat doe regel ik helemaal zelf. Daar moet mijn baas zich niet mee bemoeien. 's Ochtend om negen uur kan ik onmogelijk in Hoofddorp zijn als ik om half acht hier in Arnhem de kinderen naar school moet brengen. Dat hoeft ook helemaal niet. Vroeger moest je maar zorgen dat je er was. Gelukkig is dat hier geen issue meer. Niemand vraagt zich af waar ik ben als ik er niet ben. Als ik mezelf moet concentreren, doe ik dat liever thuis."

Reductie kantooroppervlak

Arcadis begon meer dan tien jaar geleden met flexwerken en leerde door vallen en opstaan wat wel en niet werkt. Pas sinds een jaar of vier loopt het volgens De Haas echt goed: "Vroeger waren er op maandagochtend steevast te weinig werkplekken beschikbaar omdat ineens iedereen tegelijk op kantoor verscheen." Het bedrijf heeft inmiddels kantoren in het hele land. Iedereen kan in elke vestiging op het netwerk. Dit draagt bij aan het arbeidsmarktimago en de wens om een aantrekkelijke werkgever zijn.

Hoe kijkt Arcadis naar medewerkers van de oude stempel, die niet mee willen in de veranderingen? Anders geformuleerd: stel dat een medewerker gewoon vijf dagen per week van negen tot vijf op kantoor wil werken, mag dat? De Haas trekt een zuinig gezicht en zegt dan afgemeten: "Jawel, dat mag." Het is tekenend voor de cultuuromslag die het bedrijf heeft gemaakt en de reductie van het aantal vierkante meters kantooroppervlak dat dit heeft opgeleverd.

De Haas: "Als ze liever naar kantoor komen omdat dat voor hen beter werkt, is dat prima. Willen ze veel thuis werken? Dat is ook goed. En voor de jongeren is dit verhaal al helemáál geen issue. Die zetten schouderophalend hun headphone op als Het Nieuwe Werken ter sprake komt, want zo werken ze automatisch al. Ik ben ervan overtuigd dat onze mensen productiever en creatiever zijn als ze tijd en plaats meer zelf kunnen bepalen. Ons lage ziekteverzuim van rond de drie procent is er voor een deel mee te verklaren."

Arbeidsmarktimago

Altijd bereikbaar zijn, en dus geen privéleven meer hebben, is een van de valkuilen van Het Nieuwe Werken. Berucht zijn de voorbeelden van mensen die honderd keer per dag hun mail checken en direct reageren op alles wat er binnen komt. Met name jongeren beweren daar geen enkel probleem mee te hebben en met gemak tien dingen tegelijk te kunnen. In wetenschappelijke kring worden ondertussen vraagtekens gezet bij deze ongekende vermogens. "Multitasken bestaat niet", roept prof. dr. Paul Kirschner van de Open Universiteit al jaren tegen iedereen die het maar horen wil. Wat mensen doen is heel snel switchen van a naar b en weer terug. Maar dat voortdurende geswitch kost tijd en energie en levert uiteindelijk stress op.

En dan hebben we nog de tijdzones, die door de moderne communicatietechnologie soms lijken weg te vallen. De wereld is een dorp geworden. Ook dat heeft nadelen. Met name ingenieurs van grote bureaus kunnen pas tegen het eind van de middag contact opnemen met de VS, en alleen 's ochtends met China. Zo komt er geen eind meer aan de werkdag.

De belangrijkste valkuil, stelt dr. René Jansen van Winkwaves, is dat organisaties hun wij-gevoel verliezen als iedereen werkt waar het maar uitkomt. Winkwaves ondersteunt organisaties bij de inzet van social media voor kennisdeling en samenwerking. Jansen: "Wat maakt ons ons? Dat is de grote vraag. Daar is meer voor nodig dan een dagje karten of steengrillen. Als collega's veel thuis werken, moet er toch in elk geval een goed functionerend sociaal intranet zijn waarop ze continu met elkaar in gesprek blijven over wat er gebeurt en hoe ze daarop moeten reageren, anders zakt een organisatie uiteindelijk als een kaartenhuis in elkaar."

De bezwaren lijken echter niet extreem veel gewicht te hebben als we bedenken dat Het Nieuwe Werken zich toch wel voltrekt, en organisaties er sowieso iets mee moeten. Mensen zijn door de nieuwe communicatietechnologie nu eenmaal bereikbaarder dan ooit. Met het oog op de battle for talent kunnen organisaties zich geen ouderwets arbeidsmarktimago meer permitteren. De uitstroom van babyboomers voltrekt zich in volle hevigheid. Jongeren nemen hun plaats over. Jonge technici zijn schaars en ingenieursbureaus ontkomen er niet aan zich te profileren als een sexy werkgever, met een aantrekkelijk werkklimaat, om überhaupt nog wat talent binnen te hengelen.


Reportage: het nieuwe werken
Altijd druk bij Seats2Meet

Bij Seats2Meet in Utrecht is het volle bak op deze zonnige woensdagochtend. ‘Kostuum met stropdas' en ‘spijkerbroek op gympen' vergaderen samen in een ontspannen sfeer. Hier is het leven een feest. Laptops worden gretig opengeklapt, tablets nonchalant uit de tas getoverd. Er wordt geskyped, gesurfd en getwitterd. Prettige bijkomstigheid: de koffie, lunch en wifi-verbinding zijn gratis. Het geld wordt hier verdiend met de verhuur van zalen.

De kinderen aan huis bij Seats2Meet zijn hoogopgeleide zzp'ers en kenniswerkers in loondienst. Ze mogen hier -of in een van de andere vijf Nederlandse vestigingen- graag komen als ze een uurtje over hebben. Vanochtend bij de koffiebar treffen we ing. Steven de Lira van SilkBricks, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het koppelen van talent en passie aan de groei- en ontwikkelingscyclus van organisaties.

De Lira is een exponent van de onbegrensde flexibiliteit. Zijn dag begint vaak met hardlopen. Daarna checkt hij zijn mail en brengt hij de kinderen naar school. Voor de kinderen neemt hij 's ochtends uitgebreid de tijd omdat hij 's avonds vaak weg is. Zijn werkplek bestaat uit een laptop en een smartphone. Zijn mail kan hij overal lezen. Papier gebruikt hij nauwelijks. SilkBricks heeft wel een fysiek kantoor maar daar is hij niet zo vaak. De Lira werkt voornamelijk thuis of ontmoet mensen bij de Coffee Company en andere Haagse cafe's met wifi. Dat hij zestig uur per week werkt, maakt hem niets uit. Passie is wat hem drijft.

Seats2Meet vindt hij een fijne plek: "Hier vind je de vrije geesten die buiten de gebaande paden treden en nieuwe klantwensen in kaart brengen." Hij ziet de formule als een mooi opstapje naar Het Echte Nieuwe Werken. Wat hij namelijk nog mist is het community-idee: "Deze mensen werken redelijk geïsoleerd. Ze kunnen inhoudelijk meer gematcht worden. Stel: een ingenieur zoekt een ict'er. De techniek kan zorgen dat die twee elkaar op de juiste plaats en het juiste moment treffen."

De techniek zorgt dat talent kan opbloeien. De Lira: "Kijk, dit verhaal gaat over latente kennis in de hoofden van creatieve mensen expliciet maken. Hun inzichten en visie moeten gekoppeld worden aan behoeftes in de markt. Dat heeft ook gewoon met geld te maken. Een ingenieur kost globaal een ton per jaar en levert twee ton op als hij volledig in zijn kracht zit. Zo iemand moet je geen belemmeringen opleggen en gewoon zijn ding laten doen op het best mogelijke moment. Kapitaliseren van impliciete kennis is de grootste uitdaging van deze tijd."

De werkvormen van de toekomst moeten volgens De Lira functioneren op basis van een "dynamisch evenwicht". Mensen moeten net genoeg kaders en richting meekrijgen om zich vrij te voelen en hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. De Lira: "Van de organisaties van nu wordt gevraagd dat ze medewerkers begeleiden bij hun persoonlijke groei en ontwikkeling. Elk ingenieursbureau is gebaat bij medewerkers die weten wat hun talenten zijn, zichzelf kennen, de verbinding aangaan met anderen en zichzelf kunnen motiveren vanuit een oprechte, open houding."