Kleine aannemers: watertrappelen en boven blijven

Nu het water hen aan de lippen staat, moeten kleine bouwbedrijven vechten voor elke hap lucht. Hun bedrijfsvoering moet efficiënt en klantgericht zijn en elke euro verspilling is er een teveel. Op allerlei manieren passen ze hun strategie aan. Bouwbedrijf Kuyper in Alkmaar kiest voor de cloud. Balemans in Breda schrapt onzinnige handelingen en functies. Het doel? Kostenbesparing.


Extern serverruimte huren: even duur en tijdbesparend

De cloud is 'booming'. Ook aannemers stappen over. Neem Bouwbedrijf Kuyper in Alkmaar. Toen enkele maanden geldeen de interne server crashte, besloot het bedrijf extern serverruimte te huren. Alle benodigde netwerken en applicatie zijn voor alle medewerkers continu beschikbaar via het internet.

Directeur Jacqueline Kuyper: "Zoals alle bouwbedrijven voelen wij de hete adem van de slechte economie in onze nek. In 2008 hadden we 22 mensen in dienst, nu zijn dat er nog 14. Overal zoeken we naar besparing en innovatie. Dat geldt ook voor onze automatisering. Je ontkomt niet aan kennis inkopen. Neem je een ICT'er in vaste dienst die de eigen server gaat beheren? Of besteed je alles uit? Wij hebben gekozen voor het laatste."

Achterliggende gedachte was de onstuimige en onvoorspelbare groei van het dataverkeer. Voortdurend moeten er ruimtevretende programma's worden bijgekocht en raken weer nieuwe (lees: zwaardere) applicaties in zwang. Daardoor moet een nieuwe server vaak na twee jaar al worden aangepast of vervangen. En dus koos Kuyper voort de cloud. Alle benodigde servers, netwerken en applicaties worden vanuit een datacenter in Heerhugowaard beschikbaar gesteld via het internet.

Zoals zo vaak werd deze weloverwogen beslissing  uit nood geboren. Op een maandagochtend begin oktober kwam Jacqueline Kuyper net terug uit Frankrijk. Haar vliegtuig had vertraging en 's ochtends om half zeven stapt ze eindelijk haar bed in. Een half uur later komt er een sms binnen: ‘SERVER LIGT PLAT!' Kuyper schiet onmiddelijk in de kleren en gaat linea recta naar de zaak. Daar wordt geconstateerd dat zowel de hoofdserver als de twee reserves het hebben begeven.

"Server dood, data verdwenen", zegt Kuyper enkele maanden later met een ontspannen glimlach. "Paniek in de tent! Alleen de fax deed het nog. Op zo'n moment moet je snel beslissen. Vraag je een offerte aan voor een nieuwe server? Dan weet je dat het sowieso twee weken duurt voordat alles weer normaal functioneert. Nou hoorde ik via via over de cloud, een begrip dat compleet nieuw voor me was. Ik ben me gaan inlezen als een bezetene. Nog diezelfde dag besloten we dat de cloud de oplossing was. We vonden een bedrijf waarvan we externe serverruimte konden huren om onze data op te slaan en drie dagen later waren we back to business. Bijna alle data hebben we teruggevonden."

Cloud computing is booming. Dit model maakt het voor alle medewerkers mogelijk op alle willekeurige locaties te werken, bijvoorbeeld thuis of op de bouwplaats. Alle programma's zijn overal bereikbaar en iedereen heeft overal toegang. Updaten van nieuwe software en applicaties wordt gedaan door de leverancier, daar heeft de ondernemer zelf geen omkijken naar. Bijkomend voordeel is dat de serverruimte altijd groot genoeg is, hoe snel nieuwe programmatuur zich ook ontwikkelt. Ook een extra werkplek inbouwen is niet ingewikkeld. Bij het datacenter wordt gewoon een nieuw account aangemaakt. Kortom: de ondernemer heeft wel de lusten en niet de lasten van automatisering. Wilt u ook in de cloud? "Doe het voordat de server crasht, niet erna", is de wijze les van Jacqueline Kuyper.

Voor ondernemers is er nog een wereld te winnen. Urs Hölzle, in 1998 als werknemer nummer 8 bij Google binnengekomen, liet onlangs in verschillende media weten dat de mogelijkheden van internet slecht worden benut door bedrijven, die hun activiteiten nog vaak op hun eigen netwerk laten draaien. "Terwijl de cloud meestal efficiënter en goedkoper is", aldus Hölzle. Deze Hölzle is natuurlijk niet geheel onpartijdig. Nadelen van de cloud zijn er ook, stelt Jacqueline Kuyper, die de functionaliteit van het bouwcalculatie-programma wat minder vindt.

Ook persoonlijke instellingen wijzigen kan niet zo uitgebreid als in een eigen omgeving, heeft Kuyper gemerkt. Internetten en printen gaat ook trager. Meestal moeten er netwerkprinters worden aangeschaft. Ook de veiligheid van documenten op internet is een issue. " Je hoopt maar dat dat goed gaat." En dan kan de leverancier nog failliet gaat. Kuyper: " In dat geval is alle data eigendom van ons, dat is simpel."

En de kosten? Kuyper: "Voor het abonnement bij onze leverancier ISSYS betalen we ongeveer 250 euro per werkplek per maand. Dat bedrag kan nog wat naar beneden denk ik. We hebben nog flink wat oude data en tekeningen op de server staan. Die kunnen eraf, waardoor de maandkosten dalen. Al met al zijn de totale kosten ongeveer gelijk want we hoeven geen eigen servers meer aan te passen of te vervangen."

De balans slaat voor Kuyper door naar het positieve. Met deze stap in de cloud legt het Alkmaarse bedrijf een solide basis voor toekomstige plannen. Kuyper: "We willen onze uitvoerder op de bouwplaats straks ook in de cloud laten werken via een speciale applicatie op zijn tablet. Hij beschikt dan altijd over tekeningen en bestekken en houdt daarop de urenregistratie en meer- en minderwerk bij. Dat scheelt mailen, faxen en langsbrengen van mappen en gegevens. De cloud lijkt ons ook een prima tool voor werken met ketenintegratie. Alle leden van het projectteam kunnen we gemakkelijk een eigen projectaccount geven. Nog een stap verder is BIM: alle bouwpartners werken samen in één 3D-ontwerp. Hoewel dat nu nog een stap te ver is, is het fundament gelegd."


Onzinnige handelingen en functies deleten

Bouwbedrijf Balemans maakte een cultuurswitch naar een efficiëntere bedrijfsvoering. Medewerkers kregen extra verantwoordelijkheden, functies werden samengevoegd en overbodige handelingen geschrapt. De aanpak leverde het bedrijf een subsidie van 75.000 euro op.

Vragen, vragen en nog eens vragen kregen de werkvoorbereider en calculator van Bouwbedrijf Balemans op hun bord vanaf de bouwplaats. Moet dit laatste stuk metselwerk ook worden gevoegd? In de begroting staat van wel. De klant wil hogere plinten. Wat moeten we daarmee? En welke tegels moeten we kiezen? We durven niet te beslissen. Directeur Jaco Balemans: "Het leek wel of mijn mensen verlamd waren voor het nemen van verantwoordelijkheid. Maar de calculator kent het project niet. Hoe kan die nou goede beslissingen nemen? En de werkvoorbereider heeft andere prioriteiten."

Het is 2009. De directeur van het Bredase familiebedrijf piekert zich suf over zijn bedrijfsvoering. Zonder uitzondering hebben zijn medewerkers liefde voor het restauratievak. Daar ligt het niet aan. Maar het loopt stroef. De economie zit tegen. Zijn klanten morren, medewerkers voelen zich niet prettig in hun functie en de rendementen op projecten lopen terug. Ook de communicatie functioneert niet best. Balemans ontdekt dat het per email soms wel een week duurt voordat de uitvoerenden op de bouwplaats antwoord krijgen op hun vragen. En de eindgebruiker maar wachten. Met alle ergernis vandien. Het moet anders, beter, sneller, efficiënter.

Balemans: "In die tijd had ik twee uitvoerders en twee werkvoorbereiders in dienst. De uitvoerders waren verantwoordelijk voor de techniek, de werkvoorbereiders voor de financiën en materialen. Samen namen ze de verantwoordelijkheid voor een project. Door de opkomst van mobiele telefonie wisten ze soms van elkaar niet welke beslissingen er waren genomen. We verloren de controle op onze eigen projecten. Toen een van de uitvoerders ontslag nam, besloot ik eens te experimenteren met het samenvoegen van twee functies tot de functie van projectbegeleider."

De projectbegeleider werd spin in het web: rapporteren aan de directie, contact onderhouden met de timmerlieden en metselaars op de bouwplaats en rechtstreeks communiceren met de klant. Dat was het begin van een cultuuromslag. Balemans wilde al zijn medewerkers meer verantwoordelijkheid geven. Zelf nadenken, zelf beslissen, dat was het idee. Gezond kritisch durven zijn. Niets aannemen voor waar maar zelf zoeken naar de beste oplossing.

‘Ja ja, eerst zien dan geloven' , was aanvankelijk de houding van een aantal medewerkers. ‘We zijn al vaker met ideeën gekomen. Er wordt toch niet geluisterd.' Maar tijdens de maandelijkse toolboxmeetings merkten ze dat het Jaco Balemans menens was. Iedereen werd uitgedaagd om met slimme oplossingen en verbetervoorstellen te komen. Daar rolde vanalles uit. Balemans geeft een voorbeeld: "De timmerlieden moesten vroeger voor materiaalgebruik een bestelbon maken voor de werkplaats en een werkbon voor de factuur van de klant. Een timmerman kwam met het idee alleen nog een bestelbon te schrijven. Die wordt voortaan ook gebruikt voor de facturering. Delete onzinnige handelingen!"

Op alle niveaus in het bedrijf werden veranderingen doorgevoerd. De timmerlieden en metselaars werden voortaan verantwoordelijk voor hun eigen administratie. Vroeger mochten ze op de bouwplaats geen besluiten met financiële gevolgen nemen. Als ze balken of stenen nodig hadden, belden ze de uitvoerder, die het materiaal bestelde bij de werkplaats. Tegenwoordig mogen ze zelf bestellingen doen tot een bedrag van 1.000 euro -zolang het binnen de begroting past. Ze checken zelf hoeveel manuren en materiaal zijn gecalculeerd en nemen zelf besluiten. Een laagje hoger in de hiërarchie geldt hetzelfde verhaal. De voorman maakt voortaan zijn eigen planning. Hij is "deelgenoot" geworden, in de woorden van Balemans: "Het is zijn eigen planning geworden. Als hij de deadline haalt, krijgt hij de credits. Zo niet, dan wordt hij erop aangesproken."

Niet iedereen is blij met de extra verantwoordelijkheden. Balemans: "Sommige medewerkers bloeien op, anderen hebben ondersteuning nodig of vallen door de mand. De uitvoerder die nog in dienst was, wilde persé problemen oplossen op de bouwplaats. Dat vond hij fijn om te doen. Maar de grap is dat de projectbegeleiders veel minder tijd op de bouw doorbrengen omdat de voorlieden en uitvoerenden meer beslissingen zelf nemen. Ik schat dat de projectbegeleiders dertig procent meer tijd kunnen besteden aan planningen en begrotingen op kantoor."

Bouwbedrijf Balemans ging tussen 2009 en 2012 van dertig naar twintig medewerkers. Grotendeels komt dat door het tekort aan opdrachten, waardoor een aantal functies op de bouw verviel. Deels is de personeelsreductie terug te voeren op het samenvoegen van de twee functies en de gerealiseerde efficiencyslag. Doordat de projectbegeleiders direct communiceren met de uitvoerenden op de bouw, die rechtstreeks communiceren met de eindgebruikers, kon de functie van officemanager als doorgeefluik van berichten voor de helft worden ingeperkt.

Het totale project kostte 130.000 euro, waarvan 75.000 euro is gefinancierd uit het Europees Sociaal Fonds voor sociale innovatie. Het geld is gestoken in trainingen voor de medewerkers. De eigen investering van 55.000 euro is volgens Balemans binnen drie jaar terugverdiend door personeelsreductie, hogere productiviteit (door meer betrokken medewerkers) en meer tevreden klanten. Balemans: "Als er een klacht komt van de eindgebruiker, bellen de metselaars en timmerlieden ons niet meer. Ze bellen de klant, lossen het probleem meteen op of maken een vervolgafspraak. De klant weet dat eraan gewerkt wordt. Dat voelt een stuk prettiger."
 

recente artikelen

gepubliceerd in diverse (vak)media

Broodfonds redding voor zzp'er Mario van Kemenade

Mario van Kemenade, zzp'er in de bouw, kon een jaar niet werken vanwege een ernstig bedrijfsongeval. “Zonder broodfonds was het voor mijn bedrijf einde oefening geweest.”

Lees artikel »

Recruiter, check gamingskills in sollicitatie

“Ingewikkelder dan schaken”, beweren sommigen. Dat games als League of Legends en Call of Duty speciale skills vragen, leidt geen twijfel. HR-managers zouden standaard naar gamingskills moeten vragen in sollicitatiegesprekken. Dat kan nieuw talent opleveren.

Lees artikel »

Brandweer-coach Biesot over mentale weerbaarheid

Als je ergens klappen moet kunnen verwerken (om geen burn-out te krijgen) is het wel bij de brandweer. Willem Biesot, coach van De Zwerm Groep, weet er alles van. Al vele jaren traint hij brandweermensen om mentaal weerbaar te worden.

Lees artikel »

Digital natives retailen zonder tussenschakels

De keten kan korter. Dat is de overtuiging van digital natives, bedrijven die online zijn geboren, gegroeid en succesvol geworden. 'Cut out the middle man!'

Lees artikel »

Fujitsu over smart society

Het Japanse tech-bedrijf Fujitsu denkt dat artificial intelligence nu pas rijp is voor ontginning. Een gesprek met Pacal Huijbers.

Lees artikel »

Infrastructuur laat zich eenvoudig plat leggen

Het nieuwe kabinet steekt 95 miljoen euro per jaar in cyberveiligheid. Dat is fijn voor straks maar ondertussen is het prijsschieten. "Inbreken kan op alle fronten", stelt de ethical hacker.

Lees artikel »

Klussers bedienen doe je zo

Intergamma, de franchiseorganisatie van Gamma en Karwei, trekt online twee miljoen bezoekers per week. Hoe krijgt Lieke Luttmer, directeur e-commerce, dat voor elkaar?

Lees artikel »

E-commerce duikt op booming pillenmarkt

Het louche imago lijkt verdwenen. Heel Holland slikt en koopt via internet.

Lees artikel »

Permissioned blockchain: hip en pseudo-innovatief

Kan samen oefenen in afgeschermd ecosysteem bestaande markten en sectoren op hun kop zetten?

Lees artikel »

Installateur negeert robotica

OTIB, Uneto-VNI en allerlei branchegoeroes laten geen kans voorbij gaan om robotica een grote toekomst toe te dichten in de installatiebranche. Pionierende ondernemers zijn echter schaars.

Lees artikel »