Sparren en daten oké, maar alleen met collega’s

Organisaties worstelen met de vraag hoever de poort naar internet open moet. Strategische informatie (en vuile was) horen niet op sociale netwerken. Anderzijds: door social media op het werk volledig te blokkeren, ontkennen bedrijven de realiteit van vandaag. Waarom niet het aangename met het nuttige verenigd? LeasePlan implementeerde LinkedPeople, een sociaal netwerk alleen voor leaseplanners. Dat is wel even wennen: "Iedereen kan nu alles van elkaar zien."

Ik zit op Facebook dus ik besta. Ik tweet dus ik word gehoord. Ik hyve dus ik word gezien. Wie had tien jaar geleden kunnen denken dat social media ooit nog eens zo diep tot ons dna zouden doordringen? Onze online contacten laten zien wie we zijn, wat we willen, wie onze vrienden zijn en hoe we met onze vrije tijd omgaan. Social media vormen onze ruggengraat en ons fundament. Op elk moment van de dag vinden we er de instant-bevestiging die we nodig hebben. Of - zoals onderzoekster Sherry Turkle onlangs in de Volkskrant zei: "Een gedachte is pas iets waard als je Facebook-vrienden ermee instemmen."

Miljoenen Nederlanders zijn dagelijks in hun eigen netwerk actief. En het worden er steeds meer, met name onder jongeren. Uit een onlangs uitgevoerd onderzoek van Universiteit Twente onder 225 jongeren bleek dat maar liefst 96 procent actief is op sociale netwerksites. Voor hun leeftijdgenoten over de grens geldt hetzelfde (hoewel Nederland een van de koplopers is). Ooit gehoord van Lunastorm, Bebo of RenRen? Dat zijn enkele van de vele tienduizenden netwerksites die wereldwijd actief zijn.

Niet zo gek dus dat bedrijven en organisaties zich niet meer afvragen òf ze iets moeten met deze trend maar wàt. Geheel vrijgeven van alle mogelijkheden aan medewerkers brengt risico's met zich mee. Mensen kunnen hun mond voorbij praten en de vuile was buiten hangen. Of ze delen strategische informatie met buitenstaanders die er -ai, pijnlijk- met het geheim van de smid vandoor gaan. Al dit soort zaken willen organisaties natuurlijk niet. Maar wat dan wel? Het verschijnsel negeren is minstens zo onverstandig -want wie wil er straks nog bij je werken als je deze boot mist? "We moeten er iets mee", klinkt het dus ietwat verontrust aan de directietafel, waar de dienst nog steeds wordt uitgemaakt door mensen die social media nog bepaald niet in hun dna hebben zitten. Ziedaar het spanningsveld waar de moderne manager in gevangen zit.

Bedrijfsbelangen niet geschaad
LeasePlan, Europees marktleider en wereldwijd een van de leidende spelers op het gebied van operationele autoleasing en wagenparkbeheer, vond een tussenoplossing in de vorm van een intern social network. Het bedrijf heeft onlangs alle 6.000 medewerkers in dertig landen wereldwijd ‘verenigd' in LinkedPeople. Buitenstaanders? Die mogen niet binnen. "We hebben bewust gekozen voor een interne tool om het delen van informatie zoveel mogelijk risicoloos te maken", aldus manager Saskia Vos van de LeasePlan Academy. "We willen mensen zo flexibel mogelijk met de nieuwe communicatiemiddelen laten omgaan zonder dat het onze bedrijfsbelangen schaadt."

LeasePlan was in eerste instantie op zoek naar een e-learningtool voor het ondersteunen van leer- en ontwikkelingsactiviteiten en management development. Daarnaast was men op zoek naar een tool voor interne communicatie ter vervanging van het intranet. Daar kwam LinkedPeople uit voort. Peter Roemeling van De Zwerm Groep werkte de afgelopen maanden aan het verweven van de tool met de aanwezige programma's van de LeasePlan Academy. Roemeling legt uit hoe LinkedPeople werkt: "Stel dat er een interne training wordt georganiseerd. In LinkedPeople hebben mensen vooraf al kennisgemaakt, ze hebben al gediscussieerd in wiki's en fora en elkaar vragen gesteld over de lesstof. Als ze vervolgens fysiek bij elkaar komen, kunnen ze meteen veel concreter aan de slag met moeilijke kwesties. Zo haal je meer uit face-to-face ontmoetingen in de klas. En na de training blijft de groep een groep. Het leerproces gaat gewoon door."

Volgens Saskia Vos moet het stuk e-learning nog verder worden uitgebouwd maar functioneert LinkedPeople voor de ondersteuning van management development al naar behoren. Vos: "We zien dat mensen elkaar veel gemakkelijker vinden. LinkedPeople wordt vooral veel gebruikt voor het posten van oproepjes of specifieke vakinhoudelijke kwesties. Er is altijd wel een specialist in een van de dertig landen te vinden die je verder kan helpen. We werken met tags voor iedere medewerker. De tags zijn gekoppeld aan de specifieke kennis van die persoon. Als iemand bijvoorbeeld ‘management development' invoert, komt mijn profiel bovendrijven."

LinkedPeople wordt ook gebruikt als interne recruitmenttool voor het vinden van talent. Daarnaast lijkt er een afgeleid en vantevoren niet verwacht effect te ontstaan: het ‘lerend vermogen' van de organisatie krijgt een impuls. Roemeling legt uit: "Formeel leren in een training of cursus wordt door LinkedPeople gekoppeld aan informeel leren. Dat laatste gebeurt impliciet doordat mensen intensiever samenwerken en daar enthousiast over zijn. Leren doen ze door kennis te delen en informatie uit te wisselen. In LinkedPeople kunnen ze hun verworven inzichten expliciet maken, bijvoorbeeld door over hun leerervaringen te chatten of een blog bij te houden. Kennis overdragen zorgt dat ze het zelf ook beter gaan snappen."

Controle deels loslaten
Zoals LeasePlan zijn er tal van grote organisaties zoekende naar manieren om de nieuwe media goed te gebruiken en de juiste snaar bij medewerkers te raken. Neem Microsoft Nederland. Ook dit bedrijf worstelde met de vraag hoe social media in te zetten. Welke ruimte moet je medewerkers geven? Welke beperkingen moet je opleggen? Hoe kunnen medewerkers op een verstandige manier online de dialoog voeren, samenwerken en kennis delen?

Eind vorig jaar lanceerde het bedrijf de zogenaamde Alternate Reality Game. De uitdaging? Samen opdrachten uitvoeren en wiskundige puzzels kraken. Communicatie-manager Janneke Patje vertelt: "Om opdrachten in de Alternate Reality Game tot een goed einde te brengen moesten onze mensen buiten hun eigen kringetje kijken, hun comfortzone verlaten en zich verbinden met onbekende mensen en technologie. Dit idee hebben we gelanceerd vanuit de overtuiging dat je veel leert door nieuwe dingen uit te proberen, te struikelen, obstakels te omzeilen, weerstand te voelen, lol te hebben en de voordelen te ontdekken. Voor ons als organisatie is dat ook heel spannend. We weten dat onze regie beperkt is. We moeten de controle helemaal loslaten. Ook voor ons is dit een nieuwe fase."

Zo ver als Microsoft Nederland gaat LeasePlan niet. Toch vraagt ook LinkedPeople van het management de controle deels los te laten. Peter Roemeling denkt dat dit de bedrijfscultuur opener zal maken. Roemeling: "Door LinkedPeople zijn veel interne processen transparant geworden. Dat heeft zijn weerslag op bijvoorbeeld het maken van promotie. Vroeger moest je bij wijze van spreken het vriendje van de baas zijn om hogerop te komen. Dat zal niet meer zo gemakkelijk gaan want er is online altijd tastbaar bewijs voor de vraag of iemand promotie verdient. Iedereen kan zien hoeveel nieuwe ideeën, initiatieven en samenwerkingsverbanden op iemands naam staan. Die transparantie gold trouwens ook voor mijn eigen werk bij LeasePlan. Iedereen kon meekijken en reageren, mijn verslagen lezen en commentaar geven. Dit soort openheid is het management nog niet gewend. Daar worstelen ze mee. En toch besluiten ze de sprong in het diepe te maken. Dat is moedig van LeasePlan. Ik vind dat prijzenswaardig."

recente artikelen

gepubliceerd in diverse (vak)media

Fujitsu over smart society

Het Japanse tech-bedrijf Fujitsu denkt dat artificial intelligence nu pas rijp is voor ontginning. Een gesprek met Pacal Huijbers.

Lees artikel »

Infrastructuur laat zich eenvoudig plat leggen

Het nieuwe kabinet steekt 95 miljoen euro per jaar in cyberveiligheid. Dat is fijn voor straks maar ondertussen is het prijsschieten. "Inbreken kan op alle fronten", stelt de ethical hacker.

Lees artikel »

Klussers bedienen doe je zo

Intergamma, de franchiseorganisatie van Gamma en Karwei, trekt online twee miljoen bezoekers per week. Hoe krijgt Lieke Luttmer, directeur e-commerce, dat voor elkaar?

Lees artikel »

E-commerce duikt op booming pillenmarkt

Het louche imago lijkt verdwenen. Heel Holland slikt en koopt via internet.

Lees artikel »

Permissioned blockchain: hip en pseudo-innovatief

Kan samen oefenen in afgeschermd ecosysteem bestaande markten en sectoren op hun kop zetten?

Lees artikel »

Installateur negeert robotica

OTIB, Uneto-VNI en allerlei branchegoeroes laten geen kans voorbij gaan om robotica een grote toekomst toe te dichten in de installatiebranche. Pionierende ondernemers zijn echter schaars.

Lees artikel »

Een eeuw vooruit denken: co-creatie op Bouwcampus

In ons land zijn veel stuwen, sluizen en gemalen bijna honderd jaar oud. Ze moeten vervangen worden. Hoe? De Bouwcampus koos voor co-creatie en out of the box-denken.

Lees artikel »

Talent ontdekken met slimme algoritmes

Volgens University of Toronto nemen machines betere beslissingen dan mensen. Algoritmes zouden betere kandidaten selecteren dan recruiters.

Lees artikel »

Dajte si pozor na vás? Taalbarrières in de bouwput

Communiceren met buitenlandse onderaannemers, wie kan het?

Lees artikel »

Fenixloods Katendrecht: 212 hippe lofts aan de Maas

De oude Fenixloods van de Holland Amerika Lijn in het Rotterdamse Katendrecht wordt momenteel 'gebimd' tot loftwoongebouw.

Lees artikel »