Sparren en daten oké, maar alleen met collega’s

Organisaties worstelen met de vraag hoever de poort naar internet open moet. Strategische informatie (en vuile was) horen niet op sociale netwerken. Anderzijds: door social media op het werk volledig te blokkeren, ontkennen bedrijven de realiteit van vandaag. Waarom niet het aangename met het nuttige verenigd? LeasePlan implementeerde LinkedPeople, een sociaal netwerk alleen voor leaseplanners. Dat is wel even wennen: "Iedereen kan nu alles van elkaar zien."

Ik zit op Facebook dus ik besta. Ik tweet dus ik word gehoord. Ik hyve dus ik word gezien. Wie had tien jaar geleden kunnen denken dat social media ooit nog eens zo diep tot ons dna zouden doordringen? Onze online contacten laten zien wie we zijn, wat we willen, wie onze vrienden zijn en hoe we met onze vrije tijd omgaan. Social media vormen onze ruggengraat en ons fundament. Op elk moment van de dag vinden we er de instant-bevestiging die we nodig hebben. Of - zoals onderzoekster Sherry Turkle onlangs in de Volkskrant zei: "Een gedachte is pas iets waard als je Facebook-vrienden ermee instemmen."

Miljoenen Nederlanders zijn dagelijks in hun eigen netwerk actief. En het worden er steeds meer, met name onder jongeren. Uit een onlangs uitgevoerd onderzoek van Universiteit Twente onder 225 jongeren bleek dat maar liefst 96 procent actief is op sociale netwerksites. Voor hun leeftijdgenoten over de grens geldt hetzelfde (hoewel Nederland een van de koplopers is). Ooit gehoord van Lunastorm, Bebo of RenRen? Dat zijn enkele van de vele tienduizenden netwerksites die wereldwijd actief zijn.

Niet zo gek dus dat bedrijven en organisaties zich niet meer afvragen òf ze iets moeten met deze trend maar wàt. Geheel vrijgeven van alle mogelijkheden aan medewerkers brengt risico's met zich mee. Mensen kunnen hun mond voorbij praten en de vuile was buiten hangen. Of ze delen strategische informatie met buitenstaanders die er -ai, pijnlijk- met het geheim van de smid vandoor gaan. Al dit soort zaken willen organisaties natuurlijk niet. Maar wat dan wel? Het verschijnsel negeren is minstens zo onverstandig -want wie wil er straks nog bij je werken als je deze boot mist? "We moeten er iets mee", klinkt het dus ietwat verontrust aan de directietafel, waar de dienst nog steeds wordt uitgemaakt door mensen die social media nog bepaald niet in hun dna hebben zitten. Ziedaar het spanningsveld waar de moderne manager in gevangen zit.

Bedrijfsbelangen niet geschaad
LeasePlan, Europees marktleider en wereldwijd een van de leidende spelers op het gebied van operationele autoleasing en wagenparkbeheer, vond een tussenoplossing in de vorm van een intern social network. Het bedrijf heeft onlangs alle 6.000 medewerkers in dertig landen wereldwijd ‘verenigd' in LinkedPeople. Buitenstaanders? Die mogen niet binnen. "We hebben bewust gekozen voor een interne tool om het delen van informatie zoveel mogelijk risicoloos te maken", aldus manager Saskia Vos van de LeasePlan Academy. "We willen mensen zo flexibel mogelijk met de nieuwe communicatiemiddelen laten omgaan zonder dat het onze bedrijfsbelangen schaadt."

LeasePlan was in eerste instantie op zoek naar een e-learningtool voor het ondersteunen van leer- en ontwikkelingsactiviteiten en management development. Daarnaast was men op zoek naar een tool voor interne communicatie ter vervanging van het intranet. Daar kwam LinkedPeople uit voort. Peter Roemeling van De Zwerm Groep werkte de afgelopen maanden aan het verweven van de tool met de aanwezige programma's van de LeasePlan Academy. Roemeling legt uit hoe LinkedPeople werkt: "Stel dat er een interne training wordt georganiseerd. In LinkedPeople hebben mensen vooraf al kennisgemaakt, ze hebben al gediscussieerd in wiki's en fora en elkaar vragen gesteld over de lesstof. Als ze vervolgens fysiek bij elkaar komen, kunnen ze meteen veel concreter aan de slag met moeilijke kwesties. Zo haal je meer uit face-to-face ontmoetingen in de klas. En na de training blijft de groep een groep. Het leerproces gaat gewoon door."

Volgens Saskia Vos moet het stuk e-learning nog verder worden uitgebouwd maar functioneert LinkedPeople voor de ondersteuning van management development al naar behoren. Vos: "We zien dat mensen elkaar veel gemakkelijker vinden. LinkedPeople wordt vooral veel gebruikt voor het posten van oproepjes of specifieke vakinhoudelijke kwesties. Er is altijd wel een specialist in een van de dertig landen te vinden die je verder kan helpen. We werken met tags voor iedere medewerker. De tags zijn gekoppeld aan de specifieke kennis van die persoon. Als iemand bijvoorbeeld ‘management development' invoert, komt mijn profiel bovendrijven."

LinkedPeople wordt ook gebruikt als interne recruitmenttool voor het vinden van talent. Daarnaast lijkt er een afgeleid en vantevoren niet verwacht effect te ontstaan: het ‘lerend vermogen' van de organisatie krijgt een impuls. Roemeling legt uit: "Formeel leren in een training of cursus wordt door LinkedPeople gekoppeld aan informeel leren. Dat laatste gebeurt impliciet doordat mensen intensiever samenwerken en daar enthousiast over zijn. Leren doen ze door kennis te delen en informatie uit te wisselen. In LinkedPeople kunnen ze hun verworven inzichten expliciet maken, bijvoorbeeld door over hun leerervaringen te chatten of een blog bij te houden. Kennis overdragen zorgt dat ze het zelf ook beter gaan snappen."

Controle deels loslaten
Zoals LeasePlan zijn er tal van grote organisaties zoekende naar manieren om de nieuwe media goed te gebruiken en de juiste snaar bij medewerkers te raken. Neem Microsoft Nederland. Ook dit bedrijf worstelde met de vraag hoe social media in te zetten. Welke ruimte moet je medewerkers geven? Welke beperkingen moet je opleggen? Hoe kunnen medewerkers op een verstandige manier online de dialoog voeren, samenwerken en kennis delen?

Eind vorig jaar lanceerde het bedrijf de zogenaamde Alternate Reality Game. De uitdaging? Samen opdrachten uitvoeren en wiskundige puzzels kraken. Communicatie-manager Janneke Patje vertelt: "Om opdrachten in de Alternate Reality Game tot een goed einde te brengen moesten onze mensen buiten hun eigen kringetje kijken, hun comfortzone verlaten en zich verbinden met onbekende mensen en technologie. Dit idee hebben we gelanceerd vanuit de overtuiging dat je veel leert door nieuwe dingen uit te proberen, te struikelen, obstakels te omzeilen, weerstand te voelen, lol te hebben en de voordelen te ontdekken. Voor ons als organisatie is dat ook heel spannend. We weten dat onze regie beperkt is. We moeten de controle helemaal loslaten. Ook voor ons is dit een nieuwe fase."

Zo ver als Microsoft Nederland gaat LeasePlan niet. Toch vraagt ook LinkedPeople van het management de controle deels los te laten. Peter Roemeling denkt dat dit de bedrijfscultuur opener zal maken. Roemeling: "Door LinkedPeople zijn veel interne processen transparant geworden. Dat heeft zijn weerslag op bijvoorbeeld het maken van promotie. Vroeger moest je bij wijze van spreken het vriendje van de baas zijn om hogerop te komen. Dat zal niet meer zo gemakkelijk gaan want er is online altijd tastbaar bewijs voor de vraag of iemand promotie verdient. Iedereen kan zien hoeveel nieuwe ideeën, initiatieven en samenwerkingsverbanden op iemands naam staan. Die transparantie gold trouwens ook voor mijn eigen werk bij LeasePlan. Iedereen kon meekijken en reageren, mijn verslagen lezen en commentaar geven. Dit soort openheid is het management nog niet gewend. Daar worstelen ze mee. En toch besluiten ze de sprong in het diepe te maken. Dat is moedig van LeasePlan. Ik vind dat prijzenswaardig."

recente artikelen

gepubliceerd in diverse (vak)media

“Wat gezondheid is moet iedereen zelf bepalen”

Noord-Limburg wil de gezondste regio van Nederland worden en heeft grootse plannen. Het klinkt aantrekkelijk maar een burgerraadslid uit Horst aan de Maas heeft felle kritiek.

Lees artikel »

Securityproject Melissa hackt Russische hackers

Na Deadbolt en Genesis Market werd onlangs de hackersgroep Qakbot opgerold, mede dankzij het cybersecurityproject Melissa. Arwi van der Sluijs is er trots op en vertelt.

Lees artikel »

Pfas-zaak Dordrecht zet forever chemicals op radar

Het gevaar van pfas voor de volksgezondheid is niet meer te bagatelliseren door de recente rechtszaak tegen Chemours in Dordrecht. Maar pfas is here to stay. Hoe nu verder?

Lees artikel »

Het wonder van geperst, verhit en gefilterd gras

Start-up Grassa claimt meer eiwit uit gras te kunnen halen dan de koe. Gras is niets minder dan een wonderplantje volgens directeur Rieks Smook: "Er kan zoveel méér met gras."

Lees artikel »

Moleculair bioloog over gedrag en kwantumfysica

Moleculair bioloog en therapeut Lianne Hermers gebruikt de kwantumfysica om bewustzijnskracht te ontdekken. Haar cliënten lossen mentale problemen zelf op zonder pillen.

Lees artikel »

Overvolle binnensteden hunkeren naar fresh air

Bedrijfsbussen op diesel mogen vanaf 2025 veel Nederlandse stadscentra niet meer in. Met elektrische steps, cargo-bikes en (bak)fietsen vinden monteurs hun weg in de binnenstad.

Lees artikel »

Google wil onze medische data, maar wat willen wij?

Care Studio van Google Health heeft aangekondigd in de VS patiëntendossiers te willen gaan beheren. Huisarts Huib Rutten ziet risico's: "De regie moet altijd bij de patiënt blijven."

Lees artikel »

Bouwvallig Blackpool, walhalla voor kansarmen

De Engelse badplaats Blackpool werd onlangs belachelijk gemaakt door minister Helen Wheeler. Ze bood haar excuses aan maar met financiële steun schiet de stad meer op.

Lees artikel »

Mark Soetman levert de primeur: rauw krabbenvlees

Start-up Crustalicious heeft een machine ontwikkeld die kleine krabben in zes stappen ontdoet van pcb's, zware metalen, ingewanden en schaal. Een wereldprimeur!

Lees artikel »

Meneer Parkinson gaat niet weg, maar boksen helpt wel

Parkinson dendert als een epidemie door Europa. Om het ziektebeeld te vertragen worden steeds meer bokstrainingen speciaal voor Parkinson-patiënten verzorgd.

Lees artikel »